Politique de confidentialité

Politique de confidentialité en matière de renseignements personnels

La Clinique de Denturologie Lelièvre reconnaît l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il recueille via son site Internet ou par tout autre moyen. À ce titre, la Clinique est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient ou qu’il confie, le cas échéant, à un tiers.

Par « renseignements personnels », il convient d’entendre tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou non, de l’identifier. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse, votre courriel ou votre numéro de téléphone au travail.

La présente Politique de confidentialité s’applique à toute personne qui visite notre Clinique, notre site Internet et bénéficie des différents services offerts dans notre Clinique.

Elle fait état de la manière dont la Clinique protège vos renseignements personnels, et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en la matière au Québec, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).

Renseignements personnels que nous recueillons

Dans le cadre de nos interactions avec vous, la Clinique doit recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont pertinents afin de vous offrir les services demandés. Ces renseignements varient en fonction des personnes auprès de qui ils sont recueillis (les listes suivantes ne sont pas exhaustives) :

• Auprès des patients :
  • Pour les patients (Adultes et Mineurs) qui désirent obtenir un ou plusieurs services dans notre Cabinet :
    • Nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse personnelle, courriels personnels, numéro de téléphone personnel, des renseignements médicaux, une description sommaire des motifs de la consultation, une description des services professionnels rendus et leur date, une description de la prothèse fournie ou vendue, les recommandations faites au patient, les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus, le plan de traitement suggéré et agréé par le patient, numéro d’assurance maladie du Québec (RAMQ), le cas échéant.

• Auprès des candidats à un emploi à la Clinique: nom, prénom, coordonnées (adresse du domicile, courriel, téléphone), curriculum vitae;
• Auprès des employés de la Clinique : Nom, prénom, adresse du domicile, téléphone et adresse courriel personnels, état civil, date de naissance, numéro d’assurance sociale, coordonnées bancaires, présence d’un dossier judiciaire, renseignements médicaux (pour certains cas particuliers);
• Auprès des visiteurs de notre site Web : nom, prénom, coordonnées qui nous permettent de vous contacter.

Dans la mesure où la Clinique recueille vos renseignements personnels à l’aide de témoins de connexions (cookies), afin de vous identifier, de vous localiser ou encore d’effectuer un profilage, cette collecte sera réalisée uniquement si vous consentez à l’activation de ces outils technologiques. En plus de ces témoins, le Clinique a également recours à des témoins qui sont dits « nécessaires » ou « strictement nécessaires » au fonctionnement de notre site Web et qui ne peuvent donc pas être désactivés.

Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels

Le Clinique recueille vos renseignements personnels pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous.

• Répondre à une demande, fournir un bien ou un service;
  • Exercer la denturologie : permettent au(x) denturologiste(s) et à son(leur) équipe de fournir des soins de qualité. Assurer la sécurité des patients pendant les traitements et faire les suivis nécessaires au fil du temps.
  • Facturer, gérer les paiements, la communication avec les compagnies d’assurance et la tenue de registres financiers.
  • Communiquer avec les patients pour faciliter la prise de rendez- vous, les rappels des rendez-vous et les notifications importantes.
  • Recevoir, gérer et traiter les demandes d’information, les demandes d’accès ou les plaintes, les demandes de révision;
• Produire des statistiques et des études;
• Pour exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités du site Web, fournir les services et l’information que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisateurs du site Web;
• Sous réserve de votre consentement, comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des utilisateurs de notre site Web;

• Pour vous transmettre des communications, notamment à des fins réglementaires, en conformité avec la loi applicable.

Moyens par lesquels vos renseignements personnels sont recueillis

Le Clinique recueille vos renseignements personnels par le biais : du site Internet, courriel, témoins de connexion dits « essentiels », Plateforme de gestion du patient de la Clinique, par la poste, formulaire papier.

Consentement

En nous fournissant des renseignements personnels (par courriel, en remplissant un de nos formulaires papier ou en ligne, par téléphone, par nos réseaux sociaux, par le site internet), la Clinique considère que vous consentez à la cueillette de ceux-ci, mais aussi à leur utilisation et à leur communication aux fins mentionnées ci-dessus.

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels déjà collectés par la Clinique. Vous pouvez exercer votre droit en communiquant avec nous à l’adresse suivante : « info@lelievre.qc.ca». Veuillez noter que le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.

Par ailleurs, lorsque la Clinique utilise ou communique des renseignements personnels sensibles, nous vous demanderons de manifester de façon expresse votre consentement.

Utilisation et Communication

En aucun cas, la Clinique n’utilise ni ne communique vos renseignements personnels sans votre consentement. Toutefois, en certaines circonstances, la Clinique peut être tenu de communiquer vos renseignements personnels, sans votre consentement, aux autorités qui ont le droit de les exiger, pour se conformer à toute ordonnance d’un tribunal ou encore si nous croyons que la communication est nécessaire en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée ou encore pour prévenir un acte de violence, dont un suicide.

De plus, dans certains cas, nous nous devons de partager vos renseignements personnels avec certains de nos partenaires dans les situations suivantes et afin de (d’) :

• assurer les traitements (ex. : analyse de radiographie, plan de traitement conjoint avec un autre spécialiste, etc.)
• répondre à vos demandes d’information, à vos questions, plaintes ou commentaires;
• protéger la sécurité ou l’intégrité de nos activités (sites Web, cabinet, etc.);

• analyser la performance de nos activités
• permettre aux assureurs de gérer les dossiers, tant au niveau des patients qu’en ce qui concerne nos assurances responsabilité de gérer les dossiers;
• permettre au syndic de l’Ordre de procéder à des enquêtes en cas de plainte disciplinaire;
• répondre aux demandes des ministères et organismes du gouvernement du Québec
• toutes autres fins auxquelles vous avez consenti.

En pareille situation, la Clinique s’assure contractuellement que les tiers respectent la confidentialité de vos renseignements personnels, ne les utilisent pas à d’autres fins que celles pour lesquelles ils leur ont été communiqués et les gèrent conformément au cadre juridique applicable en la matière.

Conservation des renseignements personnels

La Clinique conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences de santé, légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées.

Selon le Règlement sur la tenue de dossiers et des cabinets de consultation des denturologistes, la Clinique doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu.

Vos renseignements personnels sont traités et hébergés au Québec.

Mesures de sécurité

La Clinique protège vos renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.

Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous lui confions et qu’ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l’entente conclue avec lui.

Accès et rectification à vos renseignements personnels

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.

De plus, vous pouvez soumettre une demande

• d’accès à vos renseignements personnels;
  • de rectification de vos renseignements personnels;
  • de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels;
  • de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation;
  • de portabilité (à partir du 22 septembre 2024). en vous adressant « info@lelievre.qc.ca».

Porter plainte en regard de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels

Nous reconnaissons l’importance de protéger vos renseignements personnels. Advenant le cas où vous souhaitez déposer une plainte quant à la protection que la Clinique accorde aux renseignements personnels qu’il détient, vous pouvez le faire en contactant notre coordonnateur à « info@lelievre.qc.ca»

Nous contacter

Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant au coordonnateur de la Clinique à l’adresse courriel : « info@lelievre.qc.ca»

Date de la politique 12 mai 2024